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PowerPoint

【PowerPoint】これから覚える人へ!この心構えを忘れずに

PoiwerPointを覚える時に絶対に忘れてはいけない唯一のことがあります。これは、PowerPointに限らず、ExcelやAccessなどPC関連のスキルを身に着ける場合にはすべてに共通しています。でも、これを理解してから学び始めている人って結構すくないのです。パワーポイントやエクセルの使い方、技術的なブログを読み込む時にはにこの心構えを持っておいてください。

1."目的"ではなく"手段"

タイトルにもあるように、絶対に忘れていはいけない唯一のことがコレ。PowerPointは目的ではなく手段ってこと。PowerPointに触れたことがない、どこまで覚えたら自信が持てるんだろう、就職・転職するまでに習得しておくべきな、と心配している人もこれさえ覚えておけば怖いものはありません。

 1-1.資料作成の手段のひとつ

PowerPointでプレゼン資料や動画を作ることができますが、資料や動画にはそれぞれ目的があります。資料や動画も作成することが目的ではなく手段なのです。その資料や動画を手段として使うPowerPointは道具のひとつでしかありません。資料作成は、PowerPointでなくても、ExcelやWordでもできる場合があります。その資料で何をしたいかという目的によって、使う道具が異なってくるのです。

 1-2.プレゼンにおいても道具のひとつ

PowerPoint=プレゼンとイメージする人が多いと思いますが、プレゼンを例にとってみても同じことが言えます。

いいプレゼンになるようにと、PowerPointの資料作りにばかり時間をかける人がいますが、それでは決していいプレゼンにはなりません。上手なプレゼンをする人として有名なのが、iPhoneを発表したスティーブ・ジョブズ。スティーブ・ジョブズのプレゼンはYouTubeで検索するとたくさんアップされているものがあるので、是非一度は見てください。

スティーブ・ジョブズのプレゼンを見てもらえばわかりますが、プレゼンの道具は資料だけではありません。プレゼンをする人の言葉、表情、間、場所、聴衆など使える道具はたくさんあります。そのたくさんの道具をどうつかいこなすか考えることが、いいプレゼンを考えることであり、その上で資料にどのような役割を求めるかがポイントとなってくるのです。

 1-3.何度も言いますが・・・

社会人の何年目になっても忘れてしまう(もともと気づいていないのかも・・・)人がいるくらい。PowerPointを覚えさらには使いこなせるようになるために絶対に忘れてはいけない唯一のことは、PowerPointは目的ではなく手段のひとつということです。

2.目的次第で使い方は違う

そんなにいうなら目的って?となりますが、それは次のセクションで。目的を理解する前に知っておきたいのは、同じ道具でも目的が違えば使い方は違うし、同じ目的でも手段は一つではないってこと。

 2-1.目的次第で使い方は違う

例えば「包丁」例に考えてみましょう。料理を作るときの包丁は使い方がいろいろとあります。私、煮物が好きなのですが、大根の皮を剥くときは「桂剥き」、皮を剥いた後の「輪切り」、その後の隠し包丁として「面取り」など一つの食材でも包丁の使い方はさまざま。料理をしないひとには呪文のように聞こえるかもしれませんね(汗。

野球のバットも目的が違うと使い方は異なります。ホームランを狙うとき、ヒットを狙うとき、バントするときでは、構えや握り方、当てる場所も異なるのです。

PowerPointにはテキストボックス、アニメーション、図形などの機能があります。機能だけを覚えても、いざ使うシーンがきてもどれを使ったらよいかわからない、なんてことにもなってしまいます。

 2-1.目的達成の手段はひとつではない

包丁を使えることは料理作りには重要ですが絶対ではありません。包丁も食材加工の手段のひとつでしかありません。ハンバーグを作る場合、食材を細かくするのは包丁以外でもできます。そうフードプロセッサーを使ってしまえばいいのです。包丁よりも早いし、細かく、しかも均等の粗さにすることができます。食材加工は包丁でなければいけないなんてことはないのです。

ビジネスシーンにおいても同様です。グラフを作成するのはExcelだけと思っている人もいるかもしれませんが、そうではないのです。Excelでないといけないと誰が決めたでしょう。同じ情報が伝わるのであれば、早くてキレイな方が良いにきまっています。PowerPointが手段の一つであることを理解していれば、このように固定概念にとらわれずに、仕事を効率的、効果的に進められます。

Excelだけがグラフじゃない!早くてキレイに描くPowerPointグラフ

3.パワーポイントを使う"目的"

パワーポイントで作成できるものを3つほど紹介したいと思います。

 3-1.プレゼン資料

PowerPoit=プレゼン資料とイメージする人も多いでしょう。伝えたい情報をまとめてプレゼンにつかうことができます。

プレゼン資料

プレゼン資料をダウンロードする

 3-2.アニメーション

作り方はプレゼン資料とほぼ同じ。違うのは画像やテキストをどう魅せるかだけ。使う道具が同じでも使い方が違うだけで、違った目的を達成することができます。PowerPointは保存するときに映像ファイルとして保存もでき、さらにはYouTubeにまでアップできちゃいます!

 

この映像ファイルのもととなっているPowerPointはこちらからダウンロードできます。ちなみに、このアニメーションの作成にかかった時間は15分。一番時間がかかったのは、森の背景と自転車のイラストを探す時間です(汗

映像資料をダウンロードする

 3-3.フレームワークなどワークシート

PowerPointで作成する資料は、人に伝えるためだけではありません。自分の頭の整理にも使えます。

効率的に思考を組み立てるツールとしてビジネスフレームワークというものがあります。フレームワークのワークシートとしても使えます。例えば、ピラミッドストラクチャーや3C分析など、フレームワークとその使い方のポイントとあわせてまとめて保存しておくとよいでしょう。

ワークシートをダウンロードする

 

ちなみに、ワークシートとして紹介しているピラミッドストラクチャーはプレゼンのシナリオを考えるために、3C分析はマーケティングの現状分析のために使えます。さらにこれらは組合わせてつかうこともできるのです。
プレゼンのシナリオ作成に「ピラミッドストラクチャー」と「3C分析」

4.最後に

PowerPointを覚えるための心構えを紹介しました。次の記事では、プレゼン資料を作るための心構えとして"プレゼンにおける目的とは"なにかを紹介したいと思います。

P.S.
私は、PowerPointで作成した資料でプレゼンを年間数十回やっています。Excelでデータ分析をしてマーケティング企画を10年以上やっています。ExcelのVBAを使って、仕事の効率化や自動化で、社長表彰も受けました(社員1万人以上の一部上場企業です)。が、PC関連の資格はひとつも持っていません。資格が不要とはいいませんが、いつ必要になるかわからない手段をムダに多く身に着ける必要はないのです。目的に応じて必要な手段を身に着けるということが、ビジネスにおいては有効です。

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